Hướng dẫn cắt key phòng khách trên Visionline

Đối với nhân viên lễ tân, việc cắt key phòng khách là việc làm thường xuyên. Trong bài này tôi sẽ hướng dẫn step-by-step cắt key phòng khách trên hệ thống Visionline.

Yêu cầu chuẩn bị

Để cắt được key, bạn cần phải đáp ứng được yêu cầu sau:

  • Thẻ key
  • Encoder (bộ cắt key)
  • Máy tính được cài đặt phần mềm Visionline và kết nối với encoder
  • Tài khoản sử dụng phần mềm Visionline

Cơ sở lý thuyết

Đối với khách sạn, các ổ khóa phòng khách đã được trang bị “Ổ khóa thông minh” (door lock) và được lập trình sẵn theo số phòng. Ví dụ, phòng 9999 sẽ được lập trình trên hệ thống Vision tương ứng là 9999.

Bản chất của việc cắt key, chính là copy một dãy số mã hóa từ hệ thống Visionline và paste vào thẻ key. Bạn có thể hình dung thẻ key đơn giản như một chiếc USB. Copy dữ liệu từ vision và paste xuống ổ khóa.

Ổ khóa cơ bản được cấu thành từ 2 thành phần chính: bộ giải mã và bộ cơ. Bộ giải mã đã được lập trình dữ liệu sẵn, nó sẽ đối chiếu với dữ liệu thẻ key khi được quẹt. Bộ cơ dùng để kéo/đẩy chốt cửa. Khi bộ giải mã xác nhận là dữ liệu trên thẻ key quẹt vào khớp với dữ liệu nó đã được lập trình, thì nó sẽ gửi lệnh cho bộ cơ mở chốt cửa.

Thao tác cắt key

Bước 1: Login vào phần mềm visionline

Bước 2: Chọn Guest

Bước 3: Sau khi cửa sổ hiện ra, ta chọn các thông tin như sau

  • Room No: Là chọn số phòng. Ta có thể gõ trực tiếp vào ô trống, hoặc Click vào dấu { …} để chọn số phòng cần làm thẻ.
  • No of nights: số đêm khách ở
  • Expiration time: ngày giờ hết hạn của thẻ ( qua giờ này thẻ không thể mở cửa được). Đây chính là ngày check-out của khách.
  • No. of cards: số lượng thẻ cần làm.

Bước 4: Khi chọn xong các thông tin, click Make card để tiến hành làm thẻ. Khi đó, encoder sẽ kêu, bạn hãy đặt thẻ lên encoder để nạp dữ liệu cho thẻ. Nếu làm 2 thẻ trở lên, thì bạn phải xem trên màn hình để đưa thẻ theo yêu cầu của phần mềm.

Cắt key trước khi khách check-in

Trong một số trường hợp như khách sạn đón khách đoàn và check in cùng lúc, thì nhân viên lễ tân cần cắt key trước khi khách đến check-in.

Trong trường hợp này, bạn phải chọn chức năng Future arrival. Chức năng này dùng để làm thẻ trước khi khách check-in, có nghĩa là chúng ta có thể chọn ngày/giờ để thẻ hoạt động trong tương lai.

Tuy nhiên, khi dùng lênh Future arrival, ta phải chú ý đến giờ kích hoạt thẻ. Tuyệt đối không làm thẻ mới mà giờ check-in chồng lên giờ check-out của thẻ cũ. Ví dụ: Hôm nay là ngày 04/12/2020. Phòng 9999 khách ở đến 12:00 pm ngày 06/12. Vậy thời hạn thẻ key có thể hoạt động là đến 12:00 pm ngày 06/12/2020. Nếu sau khi khách này check-out thì có khách khác đến ở, bạn có thể cắt key trước cho khách này, nhưng tuyệt đối lưu ý là thời gian sống IN của key phải sau thời điểm 12:00 pm.

Ngoài ra, bạn cần lưu ý không dùng cách cắt key Guest để làm thẻ trước cho khách. Vì bản chất, chức năng cắt key Guest hệ thống mặc định tại giờ check-in. Nếu bạn dùng chức năng cắt key Guest để làm thẻ trước cho Khách, thì thẻ hiện tại đang dùng sẽ tự động hủy và khách hiện tại không dùng được.

Việc cắt key phòng khách trên Visionline thật dễ phải không bạn? Trong bài tới tôi sẽ hướng dẫn một số chức năng cơ bản khác dành cho các bạn lễ tân trên hệ thống Visionline, mong các bạn đón đọc.

Leave a Comment