PMS (property management system) là gì?

Thế giới ngày nay có rất nhiều phần mềm ứng dụng khác nhau phục vụ nhu cầu của con người trên mọi lĩnh vực. Đối với ngành công nghiệp khách sạn (hospitality industry), có một phần mềm được xem là bộ não hay hệ điều hành của doanh nghiệp, là PMS (property management system). Vậy PMS là gì, tại sao cần nó?

Các hoạt động của khách sạn

Thông thường khi bạn đi nghỉ ở một khách sạn, bạn sẽ trải qua các công đoạn: đặt phòng, check-in, check-out, thanh toán, ăn uống, hội họp, tập gym, tắm hồ bơi…. Tuy nhiên, đó là những gì bạn cảm nhận được từ phía là người sử dụng dịch vụ. Đối với khách sạn là người cung cấp dịch vụ, họ đã phải thực hiện rất nhiều các hoạt động khác nhau như:

  • Thiết lập các chiến lược kinh doanh tổng thể, giá bán, loại phòng, gói dịch vụ…
  • Xử lý các vấn đề về đặt phòng (booking) qua điện thoại, internet online (booking, agoda…), offline (công ty du lịch)…
  • Đưa đón, hướng dẫn khách
  • Check-in/check-out, thực hiện các thủ tục thanh toán
  • Cung cấp các nhu cầu căn bản: điều hòa, tủ lạnh, TV, WiFi, Minibar, điện thoại….
  • Phục vụ các yêu cầu khác của khách
  • Phục vụ ăn uống, ẩm thực, yến tiệc, sự kiện…
  • Cung cấp các phương tiện giải trí: hồ bơi, spa, gym, thể thao….
  • Dọn dẹp, vệ sinh phòng ở, cảnh quan
  • Đảm bảo an ninh, an toàn cho khách
  • ….

Ngoài ra còn một số các hoạt động khác, mà khách hàng không cảm nhận được một cách trực tiếp như: kế toán, hành chính, nhân sự, đào tạo….

Sự ra đời của PMS

Như vậy, để có một dịch vụ lưu trú hoàn hảo, khách sạn đã phải thực hiện một chuỗi các hoạt động khác nhau với sự hợp tác của nhiều người, nhiều phòng ban, nhiều bộ phận chuyên trách. Nó như một cỗ máy vận hành gồm nhiều mắt xích, đòi hỏi sự hoạt động trơn tru và chuẩn xác.

Bạn thử tưởng tượng nếu không có phần mềm hỗ trợ chuỗi hoạt động đó, thì sẽ khó khăn như thế nào? Điều đó thôi thúc sự ra đời của PMS.

PMS là một phần mềm ứng dụng, hỗ trợ việc tổ chức, quản lý, lên lịch, thực hiện các chức năng & giao dịch liên quan đến dịch vụ lưu trú. Một số chức năng của PMS bao gồm:

  • Bookings (đặt chỗ)
  • Check-in and check-out
  • Telephone systems integration (tích hợp hệ thống điện thoại)
  • Point of sale (POS) integration (tích hợp hệ thống bán lẻ POS)
  • Event planning (tổ chức sự kiện)
  • Food and beverage costing (chi phí ăn uống)
  • Hotel inventory supply management (quản lý cung ứng hàng tồn kho)
  • Reporting (báo cáo)
  • Room lock (chìa khóa phòng ở)
  • …..

Một số PMS

Có rất nhiều PMS được sử dụng trên thế giới như Light Speed, Mews System, Clock PMS+, Hotel Time PMS, Guestline… Tuy nhiên ở Việt Nam, có hai PMS phổ biến nhất là Opera PMS của gã khổng lồ công nghệ Oracle, và Smile PMS phần mềm của Việt Nam.

Opera PMS có lẽ là PMS lâu đời nhất, nổi tiếng nhất, và cũng đắt nhất. Phần mềm này đạt chứng chỉ PCI-DSS, bộ tiêu chuẩn khắt khe của hiệp hội thanh toán thẻ quốc tế.

Nếu bạn bước chân vào ngành công nghiệp khách sạn, thì hiểu biết về Opera PMS là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công trên con đường sự nghiệp của bạn. Đơn giản trong mấy chục năm ra đời và phát triển, phần mềm Opera PMS gần như định nghĩa nhiều khái niệm của ngành này.

Leave a Comment