Tại sao khách sạn phải dùng POS?

Gần như chúng ta đều thừa nhận với nhau rằng POS được dùng trong khách sạn như một điều hiển nhiên. Nhưng lý do tại sao như vậy nhỉ?

POS là gì?

Trong các cửa hàng, điểm bán lẻ, siêu thị, nhà hàng… luôn có một khu vực được chọn để tính tiền gọi là quầy tính tiền hay quầy check-out. Ở đó có các nhân viên thu ngân (Cashier) thực hiện việc thu tiền. Tất cả các hàng hoá phải được đưa qua để kiểm tra, sau đó khách hàng trả tiền và mang hàng hoá về.

Để phục vụ công việc cho các nhân viên thu ngân, người ta trang bị một hệ thống bao gồm phần cứng (máy tính, máy in, thùng đựng tiền, máy quét mã vạch…) và phần mềm. Nó chính là hệ thống POS (viết tắt của từ Point of Sale, Point-of-Sale, hoặc Point of Service).

Trong khách sạn, hệ thống POS nổi tiếng nhất là Oracle Micros POS với các phiên bản: Micros 3700, Micros 9700, Simphony…

Hoạt động bán hàng của khách sạn có gì khác với hệ thống bán lẻ?

  • Không như điểm bán lẻ hay siêu thị, khách sạn là tổ hợp nhiều dịch vụ như nhà hàng, quầy bar, spa, quầy điểm bán đồ lưu niệm, minibar… Tất cả những nơi này đều có quầy thu ngân và cần trang bị hệ thống POS. Ngoài ra chúng cũng có những đặc trưng riêng, như quầy thu ngân/lễ tân cần được kết nối với bếp để nhận order của khách.
  • Ở các hệ thống bán lẻ, khách hàng chọn lựa hàng hóa, thanh toán xong là ra về. Tuy nhiên, đối với khách sạn thì khách có thể ăn nhà hàng, dùng dịch vụ spa, minibar… mà không cần thanh toán ngay. Khách chỉ cần thanh toán một lần lúc check-out.
  • Điểm bán lẻ niêm yết giá cho mỗi loại hàng hóa. Còn khách sạn có thể bán theo gói. Ví dụ khách ở phòng VIP được ăn sáng miễn phí, hay giảm 50% đơn giá dùng dịch vụ Spa…
  • Khách của điểm bán lẻ là khách lẻ, trả tiền trên một hóa đơn mua hàng. Khách của khách sạn có thể là nhóm khách hoặc đoàn khách dùng chung dịch vụ.
  • Nhân viên điểm bán lẻ chỉ cần nghiệp vụ bán hàng như tưởi cười, thực hiện thanh toán nhanh gọn. Còn nhân viên khách sạn không chỉ bán hàng mà còn chăm sóc khách hành đòi hỏi nghiệp vụ cao cấp hơn.
  • Ở các điểm bán lẻ, chủ yếu chỉ mỗi nhân viên bảo vệ và thu ngân là tiếp xúc với khách hàng. Ở khách sạn, rất nhiều bộ phận liên quan tiếp xúc với khách hàng và cần thông tin của khách. Ví dụ: khách sử dụng dịch vụ Spa, nhưng nhân viên lễ tân cũng cần biết thông tin để hỏi thăm khách có hài lòng không? Cho nên hệ thống POS của khách sạn cần được liên kết với các hệ thống khác.
  • Yêu cầu về mặt báo cáo tài chính, báo cáo kinh doanh, kiểm soát thu chi của điểm bán lẻ đơn giản hơn nhiều so với khách sạn.

Kết luận

Trên đây là một số điểm khác biệt về hoạt động bán hàng của khách sạn và điểm bán lẻ. Từ đó chúng ta thấy, điểm bán lẻ cần trang bị hệ thống POS, thì khách sạn lại càng cần hơn. Lợi ích mà POS mang lại là rất to lớn:

  • Tăng cường hiệu quả hoạt động
  • Giảm thất thoát doanh thu
  • Cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng
  • Tăng lòng trung thành của khách hàng đối với khách sạn
  • Tính chính xác trong kế toán
  • Giúp đưa ra quyết định

Leave a Comment