Phân loại email tự động trong Outlook bằng các tạo Rule

Trong nhiều năm kinh nghiệm hỗ trợ người dùng, việc phân loại email tự động trong Outlook bằng cách tạo rule, tôi xin đúc kết bằng một câu: “nhỏ mà không nhỏ”.

Tại sao cần phân loại email?

Hộp thư (mailbox) cũng giống như một cái tủ quần áo gia đình. Nếu không sắp xếp ra từng ngăn, từng loại, thì sẽ bị lẫn lộn giữa của người này với người kia, giữa loại quần áo này với loại quần áo kia.

Có nhiều cách phân loại quần áo, bạn có thể phân loại theo chủ sở hữu (ba, mẹ, con cái) hoặc có thể phân theo loại (quần áo sơ mi, quần áo ấm, đồ ngủ…). Hộp thư cũng vậy, bạn có thể phân theo địa chỉ người gửi, hoặc phân theo loại email. Nhưng phổ biến nhất là phân loại theo địa chỉ người gửi.

Ý tưởng phân loại theo địa chỉ người gửi

Tạo danh sách nhóm người gửi

Căn cứ vào tính chất, đặc điểm của người gửi, ví dụ cùng một phòng ban, cùng một công ty, hay cùng đặc điểm chung nào đó, sẽ vào cùng một nhóm. Mỗi nhóm sẽ tương ứng với một danh sách địa chỉ email. Ví dụ:

  • Nhóm 1: người gửi là nhân viên của bộ phận Kế toán, danh sách gồm các địa chỉ email: ketoan1@ithgo.com; ketoan2@ithgo.com
  • Nhóm 2: người gửi là nhân viên của công ty ABC, danh sách gồm các địa chỉ email: nhanvien1@abc.com; nhanvien2@abc.com
  • Nhóm 3: người gửi là email facebook notification, danh sách gồm: noreply@facebook.com

Lưu ý, các email trong cùng danh sách sẽ được cách nhau bởi dấu chấm phẩy.

Tạo các thư mục tương ứng để lưu email của các nhóm

  • Tất cả các email của nhóm 1, sẽ được lưu vào thư mục: Ke Toan
  • Tất cả các email của nhóm 2, sẽ được lưu vào thư mục: Cong Ty ABC
  • Tất cả các email của nhóm 3, sẽ được lưu vào thư mục: Facebook

Trên Outlook, click chuột phải và tạo 3 thư mục như bên dưới:

Tự động phân bổ email bằng Rule

Bạn có thể copy từng email trong hộp thư đến, rồi dán vào các thư mục Ke Toan, Cong ty ABC, Facebook. Tuy nhiên việc làm này là thủ công, mất thời gian và dễ sai sót. Outlook có một công cụ gọi là Rule, sẽ hỗ trợ bạn làm việc này một cách tự động.

  • Trên Outlook –> Chọn Tabe Home –> Rules –> Manage Rules & Alerts…
  • Chọn New Rule
  • Nhập danh sách email của nhóm và thư mục tương ứng.

  • Thực hiện đối với Nhóm 1 tương ứng là thư mục Ke Toan. Làm tương tự đối với Nhóm 2Nhóm 3

Kết luận

Trên đây là các bước để phân loại email tự động trên Outlook 2016 bằng cách tạo Rule. Đối với các phiên bản Outlook mới hơn cũng làm theo các bước tương tự, dù giao diện có khác một chút. Ngoài ra, Outlook cũng hỗ trợ cách làm tắt việc này từ trực tiếp email nhận, tuy nhiên tôi không khuyến nghị làm theo cách này vì dễ dẫn đến sai sót và trùng lặp Rule.

Phân loại email một cách tự động mang lại nhiều lợi ích cho người dùng, tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót trong việc tổ chức, quản lý email. Nói việc này “nhỏ mà không nhỏ” cũng vì lẽ đó!

Chúc anh chị thành công!

Leave a Comment