Backup và Restore Outlook Email

Công ty bạn đang sử dụng dịch vụ email Outlook 365 của Microsoft. Thông thường, các email cũ trong 1 năm, 2 năm… sẽ tự động được xóa để tiết kiệm dung lượng & tiết chi phí. Bạn muốn giữ lại email cũ?

Bạn chuẩn bị nghỉ việc ở công ty. Trước khi nghỉ bạn muốn sao lưu lại toàn bộ dữ liệu email trong thời gian làm việc ở đây?

Việc sao lưu (backup) email là vô cùng cần thiết. Và bạn cũng cần biết cách khôi phục (restore) lại dữ liệu đã được sao lưu. Thông thường, có nhiều cách để backup email, như sử dụng chức năng Auto Archive của Outlook. Tuy nhiên, trong nhiều năm kinh nghiệm hỗ trợ người dùng, tôi không khuyến nghị các bạn sử dụng cách này để backup email, vì chỉ cần một sai sót nhỏ, mailbox của bạn có thể bị mất dữ liệu.

Sau đây, tôi xin cung cấp cách backup cũng như restore email đơn giản nhất và an toàn nhất.

Backup email bằng cách xuất tệp PST (outlook 2013 trở lên)

Để sao lưu email trong phiên bản Outlook 2013 trở lên, hãy thực hiện theo các bước sau:

1. Mở Outlook của bạn, chọn File > Open & Export > Import/Export

2. Mục Import and Export Wizard sẽ bắt đầu chạy, chọn Export to a file, và ấn Next

3. Chọn Outlook Data File (.pst), chọn Next

4. Chọn dữ liệu email mà bạn muốn sao lưu

Bước này rất quan trọng. Bạn hãy chắc chắn chọn đúng thư mục mà bạn muốn sao lưu. Nếu bạn muốn sao lưu tất cả, hãy chọn thư mục cha ngoài cùng và tick vào Include subfolders. Còn nếu bạn chỉ muốn sao lưu riêng lẻ, hãy chọn thư mục con mà bạn cần sao lưu.

5. Chọn nơi lưu trữ file backup

Trong bước này, bạn sẽ chọn nơi lưu lại file backup PST, và đặt tên file backup. Tốt nhất bạn hãy đặt một cái tên để ghi nhớ ngày backup, ví dụ: ithgo2020@gmail.com_backup16092020.pst

Sau đó nhấn Finish để qua bước tiếp theo.

6. Đặt mật khẩu cho file backup PST

Trong bước này, bạn có thể đặt mật khẩu cho file PST hoặc không. Nếu không, bạn hãy nhất next. Mật khẩu này sẽ được dùng khi khôi phục (restore) dữ liệu email. Bạn phải ghi nhớ nó.

Sau khi nhấn OK, quá trình backup sẽ bắt đầu. Thời gian backup tùy thuộc vào dung lượng hộp mail và hiệu năng máy tính của bạn. Thông thường nếu một hộp mail 20 GB, bạn cần ít nhất 20 phút để hoàn thành. Đây là thành quả của bạn:

Khôi phục dữ liệu email từ file PST

Bạn đã sao lưu thành công dữ liệu email thành một file PST. Bây giờ bạn muốn khôi phục để sử dụng nó. Đây là các bước bạn sẽ cần làm:

Trong Outlook hiện tại (hiện đang sẵn sử dụng với một tài khoản nào đó)

1. Nhấp vào FileAccount Settings > Account Settings.

2. Trong hộp thoại Account Settings, chuyển sang tab Data Files.

3. Chọn file PST mà bạn đã backup

4. Xem dữ liệu email khôi phục ngoài cửa sổ chính Outlook

Lúc này trở lại cửa sổ chính của Outlook, bạn sẽ thấy một thư mục mới xuất hiện có tên Outlook data file ở phía bên dưới hộp thư bạn đang sử dụng. Đây chính là toàn bộ dữ liệu email khôi phục.

Vậy trên đây tôi đã hướng dẫn bạn từng bước sao lưu và khôi phục dữ liệu email. Thật đơn giản phải không nào?

Leave a Comment